Notas Técnicas: o que são?!

As notas técnicas são frequentes nos Documentos Fiscais eletrônicos, por isso preparamos esse material que tirará todas as suas dúvidas sobre as famosas NTs.

Você já ouviu falar nas Notas Técnicas? Muitas vezes, esses documentos são considerados difíceis e complexos de entender, principalmente pelos contribuintes que precisam manter suas obrigações fiscais em dia. 

O que é uma Nota Técnica?

A Nota Técnica é um documento elaborado por técnicos especializados emitido quando identificada a necessidade de fundamentação formal. Quando nos deparamos com a divulgação de uma Nota Técnica é exibida nela novos ajustes, campos, regras, orientações de preenchimentos entre outras informações.

Portanto, é uma publicação oficial da SEFAZ que reúne informações sobre os Documentos Fiscais eletrônicos (DF-e), como layout do documento, alterações em regras de validação, mensagens de erro, campos que devem ser preenchidos, definição de novos protocolos, eliminação ou inclusão de variáveis, informe sobre prazos limite, instruções sobre protocolos, entre outros.

Esses documentos também trazem prazos para que as implementações sejam feitas pelas empresas que operam os softwares de emissão fiscal.

Quem cria as NTs?

Atualmente, a criação das Notas Técnicas (NTs) é responsabilidade conjunta da Receita Federal do Brasil (RFB), das Secretarias da Fazenda dos Estados e do Encontro Nacional de Coordenadores e Administradores Tributários Estaduais (Encat).

Principais Entidades Envolvidas:

• Receita Federal do Brasil (RFB): Atua na regulamentação e fiscalização tributária a nível federal.
• Secretarias da Fazenda dos Estados: Responsáveis pela gestão e implementação das políticas fiscais nos âmbitos estaduais.
• Encontro Nacional de Coordenadores e Administradores Tributários Estaduais (Encat): Que é órgão responsável pelo desenvolvimento e implementação do projeto para a criação de documentos eletrônicos no Brasil.

Essas entidades colaboram para criar e estabelecer as Notas Técnicas referentes aos documentos fiscais, garantindo a harmonização e atualização das normas fiscais em todo o país.

Como funciona todo o processo das Notas Técnicas?

O fluxo de documentos até a SEFAZ (Secretaria da Fazenda) emitir uma Nota Técnica (NT) para um documento eletrônico, como uma NF-e (Nota Fiscal Eletrônica), pode variar um pouco dependendo das legislações ou projeto de documento eletrônico. 

Um fluxo básico que visualizamos quando nos deparamos com uma NOTA relacionada a documentos eletrônico é:

• Identificação da Necessidade: A necessidade de emitir uma Nota Técnica pode surgir devido a mudanças na legislação tributária, correção de erros, atualizações tecnológicas, ou outros fatores que afetem a emissão e o processamento de documentos eletrônicos.
• Análise e Elaboração: Especialistas em tecnologia e legislação tributária analisam a necessidade de alteração ou atualização nos documentos eletrônicos, como a NF-e. Isso pode envolver questões técnicas, legais e operacionais.
• Elaboração da Nota Técnica: Com base na análise realizada, uma equipe técnica elabora a Nota Técnica que descreve as mudanças necessárias nos documentos eletrônicos. Isso pode incluir novos campos, regras de validação, alterações nos cálculos tributários, entre outros detalhes.
• Validação e Revisão: A Nota Técnica é revisada por diferentes especialistas para garantir sua precisão técnica e conformidade com a legislação vigente. Isso ajuda a evitar erros e inconsistências que poderiam afetar as empresas que emitem esses documentos.
• Homologação: A Nota Técnica é submetida a um processo de homologação, no qual é testada em ambiente controlado para garantir que todas as alterações propostas funcionem conforme o esperado e não causem problemas na emissão e recebimento dos documentos eletrônicos.
• Comunicação às Empresas: Após a aprovação da Nota Técnica, a SEFAZ ou o órgão competente comunica às empresas sobre as mudanças que serão implementadas nos documentos eletrônicos. Isso permite que as empresas se preparem para realizar as adaptações necessárias em seus sistemas de emissão de documentos eletrônicos.
• Atualização dos Sistemas: As empresas que emitem os documentos eletrônicos precisam atualizar seus sistemas de emissão para incorporar as mudanças definidas na Nota Técnica. Isso envolve programação, testes e ajustes para garantir que a emissão dos documentos esteja em conformidade com as novas regras.
• Entrada em Vigor: A Nota Técnica pode ter uma data definida para entrar em vigor. A partir desse momento, as empresas devem estar em conformidade com as novas regras ao emitir seus documentos eletrônicos.
  

Por que elas são importantes?

As Notas Técnicas (NT) são fundamentais para que todos os contribuintes possam se informar e acompanhar as mudanças em documentos fiscais, desempenhando um papel crucial na comunicação de informações técnicas e oferecendo dados detalhados sobre questões tributárias e regulamentação.

Elas ajudam a entender e aplicar as normas fiscais de forma detalhada, informando sobre mudanças, prazos e novidades nas leis fiscais. Além disso, as NTs padronizam processos contábeis e fiscais dentro das empresas, garantindo consistência, comprovam que os procedimentos estão corretos e em conformidade com o Fisco e facilitam operações fiscais mais transparentes, comunicando os procedimentos adotados para partes interessadas.

Ao longo dos anos, novas regulamentações surgem e processos são alterados, ganhando novas etapas. Em outros casos, alguns códigos e retornos deixam de ser utilizados. Portanto, é essencial acompanhar essas publicações para estar em dia com a legislação vigente no Brasil e evitar problemas com o Fisco.

Origem: Redação TecnoSpeed