Nota Fiscal de Ajuste: Como e quando emitir?

Entenda como e quando emitir uma Nota Fiscal de Ajuste para regularizar informações fiscais. Ideal para evitar complicações com o fisco e manter a conformidade.

A emissão da nota fiscal eletrônica é uma obrigação fiscal fundamental na rotina de diversas empresas. Essa atividade exige atenção cuidadosa, pois, mesmo com todo o cuidado, erros podem ocorrer e precisam ser corrigidos, uma solução eficaz para isso é a emissão da nota fiscal de ajuste.

Mas, afinal, quando e como emitir a nota fiscal eletrônica de ajuste? Essa é uma dúvida comum entre os contribuintes. Compreender sua finalidade é crucial para evitar complicações, especialmente para aqueles que já enfrentam diversos desafios contábeis e fiscais relacionados a impostos e conformidade com o fisco.

Neste artigo, vamos abordar a nota fiscal de ajuste e o procedimento adequado para ajustes das informações constantes na nota fiscal eletrônica.

Nota Fiscal de Ajuste: o que é?

A Nota Fiscal de Ajuste é um documento fiscal específico utilizado para regularizar situações que não envolvem a circulação de mercadorias. Sua principal função é corrigir informações na escrituração fiscal, especialmente quando não é possível cancelar uma nota fiscal dentro do prazo previsto.

Esse tipo de nota fiscal é geralmente emitido para corrigir dados como valores, códigos fiscais, impostos destacados incorretamente ou outras inconsistências que impactam a apuração dos tributos. É importante destacar que a Nota Fiscal de Ajuste não movimenta produtos, sendo seu uso restrito a ajustes contábeis e fiscais, como correções de informações tributárias e ajustes de saldo.

Portanto, a finalidade da NF-e de ajuste é puramente escriturária, sem relação com operações comerciais ou entrega física de bens, mas fundamental para garantir a conformidade fiscal da empresa.

Quando usar esse tipo de nota?

A Nota Fiscal de Ajuste deve ser usada em retificações de valores de impostos, garantindo a integridade dos registros e o cumprimento das obrigações fiscais, quando a nota original não pode mais ser cancelada. Dessa forma, ela é indicada para seguintes situações:

Para retificar erros em cálculos de impostos ou classificação fiscal em notas fiscais anteriores;
Quando é necessário fazer ajustes nos valores dos impostos devido a equívocos na apuração;
Em casos de acréscimo ou desconto nos valores dos produtos ou serviços que afetem os valores dos impostos;
Quando a correção é necessária para refletir acréscimos ou deduções autorizados por órgãos reguladores, como NFe de Ajuste de Crédito de ICMS;
Em situações de ressarcimento de ICMS onde ocorre ICMS retido a maior e necessita realizar a compensação deste imposto.

Entretanto, é importante estar atento a algumas situações em que a emissão da nota fiscal de ajuste não é aplicável, como:

Erro nas variáveis consideradas no cálculo do valor do imposto, tais como: valor da operação ou da prestação, base de cálculo e alíquota (para estes casos deverá ser utilizada NF-e Complementar);
Erros nos dados cadastrais que impliquem alteração na identidade ou no endereço de localização do remetente ou do destinatário;
Erro na data de emissão da NF-e ou data de saída da mercadoria.

Sendo assim, é importante seguir as orientações específicas do manual da NFe e da legislação vigente na UF com as especificações de emissão para garantir a conformidade e evitar problemas fiscais.

Como emitir Nota Fiscal de Ajuste?

Assim como todos os documentos fiscais, a nota fiscal de ajuste exige cautela e atenção durante o preenchimento. Para sua correta emissão, alguns passos devem ser seguidos, como:

Identificação da Necessidade

Verifique se há erros ou alterações que justifiquem a emissão da nota de ajuste, levando em consideração se o prazo legal para cancelamento já expirou.

Sistema de Emissão

Utilize um software que permita a emissão de notas fiscais de ajuste.

Preenchimento dos Dados

Inclua informações na NFe como:

Finalidade da Nota: Indique a finalidade como “3” – NF-e de ajuste “, essa informação deve ser indicada na tag <finNFe> do XML.
Referência à Nota de Origem: A chave de acesso da nota fiscal de origem deve ser mencionada na NF-e de Ajuste.
Natureza da Operação: A natureza da operação nas notas de ajuste deve ser sempre “999 – Estorno de NF-e não cancelada no prazo legal”.
CFOP: Verifique o CFOP utilizado na nota de origem e utilize o CFOP correspondente para ajustar a operação original.
Dados do Destinatário: Utilize os mesmos dados do destinatário, como nome, endereço e CNPJ do contribuinte para o qual foi emitida a NF-e original, além dos mesmos dados de produtos da nota fiscal original.
Justificativa do Ajuste: Informe o motivo do ajuste na justificativa do estorno, utilizando o campo “Informações adicionais de interesse do Fisco”.

Nota Complementar e Nota de Ajuste: Quais são as diferenças?

Ambos os documentos realizam ajustes nas informações da nota fiscal original; no entanto, possuem finalidades distintas que são essenciais para a correta administração fiscal e contábil.

A Nota Fiscal Complementar é utilizada para adicionar ou modificar informações relacionadas aos valores da operação, como preço, quantidade e impostos. Esse tipo de nota é crucial quando há necessidade de ajustar valores após a emissão da nota fiscal original, refletindo com precisão as condições acordadas entre as partes envolvidas na transação.

Por outro lado, a nota de ajuste tem como objetivo corrigir dados de escrituração, sem impactar diretamente a circulação de mercadorias. Sua finalidade é puramente administrativa e contábil, servindo para regularizar informações que possam ter sido registradas de forma inadequada no sistema, como erros de classificação ou inconsistências nos dados.

Em resumo, enquanto a nota complementar visa refletir alterações nas condições da operação comercial, a nota de ajuste se concentra em assegurar a integridade e a precisão dos registros contábeis e fiscais, garantindo que a escrituração esteja em conformidade com a legislação vigente.

Origem: Lorena Mendes da TecnoSpeed