Gerenciamento de Local de Estoque

O módulo Locais de Estoque organiza onde cada produto está guardado dentro da loja: prateleiras, corredores, depósito, vitrine ou qualquer outro espaço. Em cada local você informa os produtos e as quantidades, acompanha quanto ainda cabe e consulta quem colocou, ajustou ou retirou cada item.

Importante: este controle é paralelo ao estoque do illi. Colocar, ajustar ou retirar um produto de um local não altera o estoque oficial do sistema. Ele serve para saber onde o produto está dentro da loja.

1. Conhecendo a tela de locais

Ao abrir o módulo, a tela Locais de estoque mostra todos os locais das lojas que você tem acesso.

Indicadores do topo

Locais: quantidade de locais da consulta e quantos estão em atenção, ou seja, quase cheios ou acima da capacidade. Unidades armazenadas: soma das unidades guardadas em todos os locais e a quantidade de itens. Capacidade total: soma da capacidade dos locais ativos e a ocupação média. Falta para encher: quantas unidades ainda cabem nos locais ativos.

Colunas da lista

Coluna O que mostra Local / Descrição Código e nome do local. Clique no código para ver os produtos. Loja Loja a que o local pertence. Itens Quantidade de produtos guardados no local. Cada variação de uma grade conta como um item. Unidades Soma das quantidades dos produtos do local. Capacidade Limite de unidades informado no cadastro do local. Falta encher Quanto ainda cabe. Mostra Cheio quando o local chegou ao limite, Excedeu e a quantidade quando passou dele e Sem limite quando a capacidade é zero. Ocupação Percentual da capacidade que já está ocupado. Situação Faixa de ocupação do local, explicada abaixo. Ações O lápis abre o cadastro do local e a seta abre os produtos.

Situação do local

Situação Quando aparece Atenção Ocupação igual ou acima de 85%. Ativo Ocupação de 40% até menos de 85%. Baixa Ocupação abaixo de 40%. Sem capacidade Local com capacidade zero, sem limite definido. Arquivado Local que foi arquivado e não recebe movimentações.

No exemplo da Figura 1, o local V01 está com 18 de 20 unidades, 90% de ocupação, e por isso aparece em Atenção. O local A02 guarda 73 unidades com capacidade para 60 e aparece como Excedeu 13.

A capacidade é uma referência para acompanhamento. O sistema avisa quando o local está cheio, mas não impede de colocar produtos acima do limite.

Filtros

Todos, Alta ocupação, Média, Baixa e Arquivados: mostram só os locais daquela faixa. Buscar código, descrição ou produto: encontra o local pelo código ou pela descrição e também os locais que guardam um produto, pelo código, código de barras ou nome. Digite e pressione Enter ou clique em Filtrar. Loja: mostra só os locais da loja escolhida. Limpar filtros: o botão com a seta circular, ao lado de Filtrar, remove a busca, a loja e a faixa selecionadas.

O botão Atualizar, no topo de todas as telas, busca os dados mais recentes sem perder os filtros.

2. Cadastrar um local

Na tela de locais, clique em Novo local. Preencha os campos. Os campos com * são obrigatórios e ficam destacados em amarelo enquanto estão vazios. Quando aparecer Pronto para salvar, clique em Salvar local.

Campo Como preencher Código * Identificação curta e fácil de reconhecer na loja, como A01 ou A-01-01. Loja * Loja em que o local fica. Depois de salvo, o local continua vinculado a essa loja. Descrição * Nome da área, prateleira ou espaço. Capacidade (unidades) Quantas unidades cabem no local. Use zero quando não houver limite definido. Prioridade Alta, Média ou Baixa. Observações Texto livre de até 300 caracteres. Aparece no rodapé da tela de produtos do local.

Ao salvar, o sistema abre a tela Produtos do local, pronta para receber os produtos.

Para alterar um local já cadastrado, clique no lápis na lista de locais ou em Editar local dentro do local. Se você sair do cadastro com alterações não salvas, o sistema pergunta antes de descartar.

3. Adicionar produtos ao local

Abra o local clicando no código dele e use o botão Adicionar produto.

3.1 Produto sem grade

No campo Produto, digite a referência, o início do código, o código de barras ou parte do nome. Não é preciso digitar o código completo. Escolha o produto na lista.

Informe a Quantidade e clique em Adicionar produto.

3.2 Produto com grade

Produtos com variações, como tamanhos e cores, aparecem na busca com o aviso grade com N variações. Ao escolher a grade, a janela mostra todas as variações de uma vez.

Preencha a quantidade só das variações que entram no local. Para repetir a mesma quantidade em todas, use Qtd. para todas e clique em Aplicar. O campo Filtrar variações pelo código ajuda a encontrar uma variação em grades grandes. Confira o resumo no rodapé, com a quantidade de variações e de unidades, e clique em Adicionar variações.

Ao lado de cada variação a janela informa Fora do local ou o saldo que ela já tem no local. A quantidade informada é somada ao saldo da variação que já está no local.

3.3 Produto que já está no local

Se você adicionar um produto que já está no local, o sistema mostra o saldo atual e pergunta o que fazer com a quantidade informada:

Substituir: o saldo passa a ser a quantidade informada. Somar: a quantidade informada é acrescentada ao saldo atual. Cancelar: nada é alterado.

4. Acompanhar os produtos do local

A tela Produtos do local mostra tudo o que está guardado naquele espaço.

Indicadores: itens no local, unidades armazenadas, capacidade com a ocupação e quanto falta para encher. Produto / Grade: miniatura da foto, código e nome. As variações de uma mesma grade aparecem juntas em uma única linha, cada uma com o seu saldo. Saldo (un): quantidade guardada no local. Na grade, é a soma das variações. Estoque illi: estoque do produto na loja, conforme o illi. É só para comparação: não muda quando você movimenta o local. Produto sem registro de estoque na loja aparece com um traço. % da capacidade: quanto o produto ocupa da capacidade do local. Quem adicionou: usuário que colocou o produto no local. Filtrar por referência, código ou nome: filtra a lista enquanto você digita.

Botões de cada linha

Botão O que faz Relógio Abre o histórico daquele produto no local. Ajustar saldo Aparece nos produtos sem grade. Abre a janela para informar o novo saldo. Adicionar à grade Aparece nas grades. Abre as variações para acrescentar quantidades. Retirar O círculo vermelho retira o produto, ou a grade inteira, do local.

Detalhes do produto

Clique na miniatura do produto para abrir os detalhes: fotos, código, referência, código de barras, saldo no local, quanto ocupa da capacidade, estoque illi na loja, quem adicionou e quando. Em uma grade, a janela mostra o saldo de cada variação.

Dessa janela você pode abrir o Histórico neste local ou a consulta Preços e outros locais. A foto aparece quando o produto tem foto cadastrada; sem foto, a miniatura fica com um quadro vazio.

5. Ajustar o saldo

Use o ajuste quando a quantidade que está no local for diferente da que aparece na tela.

Na linha do produto, clique no botão Ajustar saldo. Informe a Nova quantidade, que é o saldo final que deve ficar no local. Clique em Salvar ajuste.

Em uma grade, clique na variação para ajustar ou retirar só ela.

6. Retirar um produto do local

Na linha do produto, clique no círculo vermelho. Confira o produto e o saldo na mensagem e confirme em Retirar produto.

Em uma grade, o círculo vermelho retira todas as variações daquele produto de uma vez, depois de você conferir a lista. Para retirar só uma variação, clique nela e escolha retirar. O produto retirado não é apagado: ele continua no Histórico e na aba Retiradas, com quem colocou, quem retirou e a quantidade que havia. Se o mesmo produto voltar para o local, basta adicioná-lo de novo.

7. Importar e exportar planilha

Importar

Para colocar muitos produtos de uma vez, use o botão Importar na tela de produtos do local.

A planilha deve ser um arquivo xlsx com os nomes das colunas na primeira linha:

Coluna Conteúdo codigo Código do produto ou código de barras. saldo Quantidade, com até quatro casas decimais.

Outras colunas da planilha são ignoradas. O arquivo pode ter até 5 MB e 5.000 linhas.

Clique em Importar e selecione a planilha. Escolha o que fazer com o que já está no local. Clique em Importar planilha.

Opção O que acontece Complementar Soma os saldos da planilha ao que já está no local. Produto que ainda não está no local é incluído. Zerar o estoque anterior Retira tudo o que está no local e deixa só o que está na planilha. Pede confirmação, e o que foi retirado fica no histórico.

As linhas corretas entram mesmo que outras tenham problema. Quando alguma linha não entra, o sistema mostra o que foi importado, lista as linhas que ficaram de fora com o motivo e baixa uma planilha com elas.

Corrija a planilha devolvida e importe de novo com a opção Complementar. Baixar não importadas baixa a planilha devolvida outra vez. Não entram linhas com código não encontrado, produto inativo, código que serve para mais de um produto, código ou saldo em branco, saldo negativo ou saldo escrito em texto. Linha com saldo zero é ignorada. Código repetido na planilha tem os saldos somados. Se nenhuma linha for válida, nada é alterado no local.

Exportar

O botão Exportar baixa uma planilha com os produtos do local: código, saldo, código de barras, referência, produto e grade. Como as duas primeiras colunas são codigo e saldo, a planilha exportada pode ser corrigida e importada de volta.

Dica: para deixar o local igual a uma contagem, exporte a planilha, corrija os saldos e importe com a opção Zerar o estoque anterior.

8. Histórico do local

A aba Histórico, no topo da tela do local, mostra a linha do tempo com as 100 movimentações mais recentes, da mais nova para a mais antiga, agrupadas por dia.

Tipo Cor O que registra Entrada Verde Quem adicionou o produto e com qual quantidade. Ajuste de saldo Amarelo Quem mudou o saldo, de quanto para quanto. Retirada Vermelho Quem retirou o produto e quanto havia.

Cada linha informa a hora, o usuário, o produto, o saldo anterior, o saldo final e a diferença. Os botões Tudo, Entradas, Ajustes e Retiradas mostram só um tipo de movimentação. O campo de produto filtra pelo código, pela referência ou pelo nome. Digite e pressione Enter ou clique em Filtrar. O relógio na linha de um produto, na aba Produtos, abre o histórico já filtrado por ele. Somar quantidade a um produto que já estava no local aparece como Ajuste de saldo.

9. Retiradas

A aba Retiradas lista os 100 produtos retirados mais recentemente do local, com o saldo que havia, quem adicionou, quem retirou e a data da retirada.

10. Localizar produto

Use Localizar produto, no topo das telas, para saber em quais locais um produto está guardado.

Digite pelo menos dois caracteres da referência, do código, do código de barras ou do nome e clique em Buscar produto. Se a busca encontrar mais de um produto, escolha na lista à esquerda. Em uma grade, você pode consultar a grade inteira ou uma variação. Em Loja da consulta você pode limitar a consulta a uma loja.

Unidades localizadas: total guardado nos locais. Locais e Lojas: em quantos locais e em quantas lojas o produto está. Estoque illi: estoque do produto no illi, para comparar com o que está nos locais. Onde este produto está: a quantidade em cada local. Abrir local leva direto para os produtos daquele local.

Mais abaixo ficam a linha do tempo do produto e os preços.

Linha do tempo do produto: mostra por quais locais o produto passou e cada movimento, com data, hora, usuário, local e saldo antes e depois. Clique em um local para ver só os movimentos dele ou escolha entre Tudo, Entradas, Ajustes e Retiradas. Preços de venda e estoque illi por loja: mostra as tabelas de preço de cada loja e o estoque illi. Preço não cadastrado aparece como Não informado.

Locais arquivados que ainda guardam produtos continuam aparecendo nessa consulta, identificados como arquivados.

11. Zerar o estoque de um local

O botão Zerar estoque, em vermelho na tela de produtos do local, retira de uma vez todos os produtos daquele local.

Clique em Zerar estoque e confira o local, a quantidade de produtos e de unidades. Digite o código do local para confirmar. Clique em Zerar e desativar produtos.

Atenção: todos os produtos do local são retirados, inclusive os que estão com saldo zero. O cadastro do local continua ativo, os outros locais não são alterados e cada retirada fica registrada no histórico com o usuário responsável.

12. Arquivar e reativar um local

Arquive um local que deixou de ser usado. Ele sai do dia a dia, mas os produtos e o histórico são mantidos.

Abra o cadastro do local pelo lápis ou por Editar local. Clique em Arquivar local e confirme.

Um local arquivado não aceita adicionar, ajustar nem retirar produtos. Ele aparece na lista com a situação Arquivado e pode ser encontrado pelo filtro Arquivados. Para voltar a usar, abra o local e clique em Reativar local.

13. PIN fiscal

A empresa pode definir que algumas operações só sejam feitas com a autorização de um responsável. Quando isso acontece, a tela abre a janela PIN fiscal antes de concluir a operação.

Informe o PIN de um usuário autorizado e clique em Autorizar. Cancelar não executa a operação. PIN errado, ou de um usuário sem permissão para aquela operação, é recusado e nada é alterado. Nas operações que alteram o local, o PIN é pedido a cada vez. No Histórico, nas Retiradas e na linha do tempo do produto, o PIN é pedido ao entrar na tela e vale enquanto ela estiver aberta.

As operações que podem pedir o PIN e a permissão de cada uma, que fica junto das permissões de Autenticação Retaguarda do illi, são:

Operação Permissão Zerar estoque Local de Estoque > Zerar estoque do local Adicionar produto ou grade Local de Estoque > Colocar produto no local Ajustar saldo Local de Estoque > Ajustar saldo do produto Retirar produto ou grade Local de Estoque > Retirar produto do local Importar planilha Local de Estoque > Importar planilha Exportar planilha Local de Estoque > Exportar planilha Abrir o Histórico do local Local de Estoque > Ver histórico do local Ver a linha do tempo em Localizar produto Local de Estoque > Ver linha do tempo do produto Abrir as Retiradas Local de Estoque > Ver retiradas do local

O pedido de PIN vem desligado em todas as operações. Para ligar em alguma delas, fale com o suporte. Para um PIN ser aceito, o dono do PIN precisa ter a permissão da operação, no próprio usuário ou no grupo, e estar ativo na loja.

14. Uso no celular

As mesmas telas funcionam no celular. Os botões e os indicadores se reorganizam, e os botões de histórico, ajuste e retirada ficam fixos à direita da lista. Deslize a tabela para o lado para ver as demais colunas.

15. Dúvidas comuns

Movimentar um local muda o estoque do illi?
Não. Os locais são um controle paralelo. A coluna Estoque illi só mostra o estoque do sistema para comparação.

Posso ter o mesmo produto em mais de um local?
Sim. Use Localizar produto para ver a quantidade em cada um.

Posso colocar mais produtos do que a capacidade do local?
Sim. O local passa a aparecer em Atenção e a coluna Falta encher mostra Excedeu com a quantidade que passou.

Retirei um produto por engano. E agora?
Adicione o produto de novo com a quantidade correta. A retirada e a nova entrada ficam registradas no histórico.

Como descubro quem retirou um produto?
Abra o local, clique na aba Histórico e use o botão Retiradas, ou abra a aba Retiradas. As duas mostram o usuário, a data e a quantidade que havia.

A planilha foi recusada por inteiro. O que conferir?
O arquivo precisa ser xlsx, ter as colunas codigo e saldo na primeira linha, ter ao menos uma linha de produto e respeitar o limite de 5 MB e 5.000 linhas.