Manual - Correção de Notas Fiscais

Este manual é um guia operacional para a equipe de suporte, focado na identificação e correção das inconsistências mais comuns em Notas Fiscais eletrônicas (NF-e / NFC-e) emitidas no sistema, abrangendo situações de: Duplicidade, Contingência, Transmitidas sem retorno, Digitação, Rejeitadas.

Objetivo: Garantir a conformidade fiscal, evitar multas, preservar a numeração sequencial e manter a escrituração contábil regular².

1. Pesquisa e Filtro de Pendências:

A rotina de correção deve ser executada na Retaguarda após 1 dia do fechamento do caixa.

Realize a pesquisa através do botão de filtro 🔍
Preencha os filtros para localizar as Notas Fiscais com inconsistências:
- Entidade: Utilize para filtrar as notas apenas em uma específica, ao deixar em branco a busca será em todas as entidades.
- Situação: Defina os status que deseja corrigir (Ex: REJEITADO POR DUPLICIDADE COM DIFERENÇA DE CHAVE, REJEITADO).
- Data de Emissão: Especifique o período.
- Número: Utilize para buscar uma nota ou série específica.

2. Tratamento de Notas em Duplicidade:

Definição: Ocorre quando duas notas recebem a mesma numeração, geralmente porque parte da operação foi realizada em modo Online e outra em modo Offline/Sincronismo(podendo ser o ILLI ou não).

Causas Possíveis:
- Oscilação ou queda na conexão com a internet.
- Falhas momentâneas de comunicação com a SEFAZ.
- Sistemas distintos emitindo notas com a mesma série e numeração.

A correção deste tipo de rejeição deve ser feita após o expediente, seguindo o passo a seguir.

Procedimento de correção (Realizar após o Expediente):

Acessar o módulo Estoque → NF-e.
Usar o Filtro de Pesquisa 🔍 para localizar a numeração duplicada.
Identificar qual dos registros possui menor ID.
Selecionar a nota e clicar em Corrigir.
Validar o retorno com a SEFAZ.

Recomendação Técnica: É possível solicitar ao setor contábil a avaliação para utilizar séries distintas para ambientes Online e Offline, evitando novas duplicidades.

Exemplo:
Ambiente: Série:
Online 24
Offline / Contingência 25

3. Tratamento de Notas em Contingência (NFC-e):

Definição: NFC-e emitidas Offline, aguardando transmissão à SEFAZ.

Motivos Comuns:
- Queda de internet.
- Instabilidade nos servidores da SEFAZ.
- Falha de infraestrutura de rede interna.

É crucial que o lojista monitore e garanta a transmissão dessas notas.

As notas fiscais que permanecerem em Contingência podem ser transmitidas.
Procedimento de Transmissão (Deve ser feito no dia seguinte via Retaguarda):

Acessar Retaguarda → Estoque → NF-e.
Selecionar a nota marcada como Contingência.
Clicar em Transmitir.
Aguardar retorno: Autorizada, Rejeitada ou Denegada.

4. Tratamento de Notas Transmitidas sem Retorno da SEFAZ:

Definição: Notas enviadas à SEFAZ, mas que não retornaram com status final (Autorizada, Denegada ou Rejeitada)

Situação 1: Caixa ainda aberto (Não se aplica aos status Autorizado, Denegado ou Rejeitado).
- Após a normalização da SEFAZ, o operador deve clicar em Transmitir NF-e/NFC-e (botão exclusivo da loja).

Situação 2: No fechamento de caixa
- O sistema alertará sobre pendências. O operador deve clicar em OK para transmitir e CORRIGIR.

Situação 3: Caixa foi fechado sem transmissão (No dia seguinte)
- Selecionar a nota o botão Receber ficará disponível.
- Se o retorno for "Não consta na base da SEFAZ", o status da nota voltará para Digitação, e será necessário emitir ela novamente pelo Retaguarda.

5. Tratamento de Notas Em Digitação:

No caso de NFC-e em Digitação no retaguarda, nosso time deve rodar junto com a rotina de duplicidade.

São notas inseridas manualmente para finalidades como:
- Devoluções, Remessas
- Transferências
- Emissão por demanda administrativa
Responsabilidade Total: A responsabilidade total pela emissão ou cancelamento dessas notas é do operador da Retaguarda.
Ao iniciar a inclusão de uma NF-e no Retaguarda, ela fica em Digitação após preencher o cabeçalho e clicar em incluir, aguardando transmissão ou cancelamento.

6. Tratamento de Notas Rejeitadas:

Definição: Notas que não passaram na validação da SEFAZ por alguma indicação (como REJEIÇÃO). As notas TRANSMITIDAS também podem ter retorno de REJEIÇÃO: Não consta na base da SEFAZ.

Causas mais Comuns:
- Cadastro do cliente (Parceiro) incorreto.
- CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) inválido.
- NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) incompatível.
- Parametrização incorreta da operação.

Ação Recomendada:
- Consultar o Recibo de Rejeição.
- Identificar o código e a mensagem da rejeição.
- Ajustar a informação no sistema (Ex: Cadastro do Parceiro, CFOP, NCM).
- Reprocessar a emissão.

Dica 💡: No PDV, é possível Editar Cliente(Parceiro) antes de finalizar a venda.

Recomendação Operacional: É fundamental garantir que o cadastro do cliente (Parceiro) esteja sempre completo com os dados abaixo, pois isso atende às exigências da SEFAZ.
Nome completo
CPF
Endereço completo (Com CEP, Cidade e Estado)

Tratamento de Dados Fiscais (CFOP/NCM/Ajuste de Operação):
- Ocorre geralmente após a primeira venda com um código incorreto.
- Exige correção na configuração ou cadastro de produto.

Quando é enviado uma nota de industrialização para o CD se usa o CFOP (de saída).

Quando o CD da a entrada vai ser um CFOP (de entrada).

Quando é vendido no PDV é um CFOP (de venda de mercadoria).

- A correção deve ser feita de duas maneiras:
  - Com o ajuste do Código no Retaguarda (com o caixa aberto) e a retransmissão da nota fiscal (pelo PDV via Sincronismo).
  - Ou após 1 dia, pela Retaguarda.
- Atenção: Esta correção é de exclusiva responsabilidade do cliente.
- Importante: O sistema não valida os códigos no SEFAZ no momento da carga do produto.

6. Classificação Geral das Situações:

Para você ter um resumo rápido das Situações das Notas Fiscais:

CONTINGÊNCIA: São notas oficiais emitidas de forma offline (somente NFC e), que estão pendentes de TRANSMISSÃO.

TRANSMITIDAS: São notas que foram emitidas de foram online, que foram transmitidas para SEFAZ, porém não obteve o retorno de AUTORIZADO, DENEGADO ou REJEITADO.

DENEGADAS: São notas em que a própria SEFAZ bloqueou a numeração por um motivo.

REJEITADA: São notas que não passaram na validação da SEFAZ, por alguma indicação (como REJEIÇÃO). As notas TRANSMITIDAS, podem ter retorno de REJEIÇÃO: Não consta na base da SEFAZ.

DIGITAÇÃO: Nota salva sem transmissão, aguardando emissão.

7. Monitoramento de Status SEFAZ:

Para verificar a estabilidade da SEFAZ e descartar problemas externos, utilize o link de monitoramento:

Link: https://monitor.tecnospeed.com.br

8. Resumo de Responsabilidades:

FUNÇÃO	RESPONSÁVEL:
Transmissão diária de notas	Operadores de Caixa / Retaguarda
Ajuste de cadastro fiscal	Contabilidade / Fiscal
Configuração de Séries e ambientes	TI / Implantação
Acompanhamento de rejeições	Supervisor de Loja / Gerência