Local de Estoque Gerenciamento de Local de Estoque O módulo Locais de Estoque organiza onde cada produto está guardado dentro da loja: prateleiras, corredores, depósito, vitrine ou qualquer outro espaço. Em cada local você informa os produtos e as quantidades, acompanha quanto ainda cabe e consulta quem colocou, ajustou ou retirou cada item. Importante: este controle é paralelo ao estoque do illi. Colocar, ajustar ou retirar um produto de um local não altera o estoque oficial do sistema. Ele serve para saber onde o produto está dentro da loja. 1. Conhecendo a tela de locais Ao abrir o módulo, a tela Locais de estoque mostra todos os locais das lojas que você tem acesso. Figura 1 - Tela inicial com os indicadores, os filtros e a lista de locais Indicadores do topo Locais: quantidade de locais da consulta e quantos estão em atenção, ou seja, quase cheios ou acima da capacidade. Unidades armazenadas: soma das unidades guardadas em todos os locais e a quantidade de itens. Capacidade total: soma da capacidade dos locais ativos e a ocupação média. Falta para encher: quantas unidades ainda cabem nos locais ativos. Colunas da lista Coluna O que mostra Local / Descrição Código e nome do local. Clique no código para ver os produtos. Loja Loja a que o local pertence. Itens Quantidade de produtos guardados no local. Cada variação de uma grade conta como um item. Unidades Soma das quantidades dos produtos do local. Capacidade Limite de unidades informado no cadastro do local. Falta encher Quanto ainda cabe. Mostra Cheio quando o local chegou ao limite, Excedeu e a quantidade quando passou dele e Sem limite quando a capacidade é zero. Ocupação Percentual da capacidade que já está ocupado. Situação Faixa de ocupação do local, explicada abaixo. Ações O lápis abre o cadastro do local e a seta abre os produtos. Situação do local Situação Quando aparece Atenção Ocupação igual ou acima de 85%. Ativo Ocupação de 40% até menos de 85%. Baixa Ocupação abaixo de 40%. Sem capacidade Local com capacidade zero, sem limite definido. Arquivado Local que foi arquivado e não recebe movimentações. No exemplo da Figura 1, o local V01 está com 18 de 20 unidades, 90% de ocupação, e por isso aparece em Atenção. O local A02 guarda 73 unidades com capacidade para 60 e aparece como Excedeu 13. A capacidade é uma referência para acompanhamento. O sistema avisa quando o local está cheio, mas não impede de colocar produtos acima do limite. Filtros Todos, Alta ocupação, Média, Baixa e Arquivados: mostram só os locais daquela faixa. Buscar código, descrição ou produto: encontra o local pelo código ou pela descrição e também os locais que guardam um produto, pelo código, código de barras ou nome. Digite e pressione Enter ou clique em Filtrar. Loja: mostra só os locais da loja escolhida. Limpar filtros: o botão com a seta circular, ao lado de Filtrar, remove a busca, a loja e a faixa selecionadas. O botão Atualizar, no topo de todas as telas, busca os dados mais recentes sem perder os filtros. 2. Cadastrar um local Na tela de locais, clique em Novo local. Preencha os campos. Os campos com * são obrigatórios e ficam destacados em amarelo enquanto estão vazios. Quando aparecer Pronto para salvar, clique em Salvar local. Figura 2 - Cadastro de um novo local Campo Como preencher Código * Identificação curta e fácil de reconhecer na loja, como A01 ou A-01-01. Loja * Loja em que o local fica. Depois de salvo, o local continua vinculado a essa loja. Descrição * Nome da área, prateleira ou espaço. Capacidade (unidades) Quantas unidades cabem no local. Use zero quando não houver limite definido. Prioridade Alta, Média ou Baixa. Observações Texto livre de até 300 caracteres. Aparece no rodapé da tela de produtos do local. Ao salvar, o sistema abre a tela Produtos do local, pronta para receber os produtos. Figura 3 - Local recém-criado, ainda sem produtos Para alterar um local já cadastrado, clique no lápis na lista de locais ou em Editar local dentro do local. Se você sair do cadastro com alterações não salvas, o sistema pergunta antes de descartar. 3. Adicionar produtos ao local Abra o local clicando no código dele e use o botão Adicionar produto. 3.1 Produto sem grade No campo Produto, digite a referência, o início do código, o código de barras ou parte do nome. Não é preciso digitar o código completo. Escolha o produto na lista. Figura 4 - Busca do produto pelo nome Informe a Quantidade e clique em Adicionar produto. Figura 5 - Produto escolhido e quantidade informada 3.2 Produto com grade Produtos com variações, como tamanhos e cores, aparecem na busca com o aviso grade com N variações. Ao escolher a grade, a janela mostra todas as variações de uma vez. Preencha a quantidade só das variações que entram no local. Para repetir a mesma quantidade em todas, use Qtd. para todas e clique em Aplicar. O campo Filtrar variações pelo código ajuda a encontrar uma variação em grades grandes. Confira o resumo no rodapé, com a quantidade de variações e de unidades, e clique em Adicionar variações. Figura 6 - Grade com a quantidade de cada variação Ao lado de cada variação a janela informa Fora do local ou o saldo que ela já tem no local. A quantidade informada é somada ao saldo da variação que já está no local. 3.3 Produto que já está no local Se você adicionar um produto que já está no local, o sistema mostra o saldo atual e pergunta o que fazer com a quantidade informada: Substituir: o saldo passa a ser a quantidade informada. Somar: a quantidade informada é acrescentada ao saldo atual. Cancelar: nada é alterado. Figura 7 - Os botões já mostram como o saldo vai ficar em cada opção 4. Acompanhar os produtos do local A tela Produtos do local mostra tudo o que está guardado naquele espaço. Figura 8 - Produtos guardados no local A01 Indicadores: itens no local, unidades armazenadas, capacidade com a ocupação e quanto falta para encher. Produto / Grade: miniatura da foto, código e nome. As variações de uma mesma grade aparecem juntas em uma única linha, cada uma com o seu saldo. Saldo (un): quantidade guardada no local. Na grade, é a soma das variações. Estoque illi: estoque do produto na loja, conforme o illi. É só para comparação: não muda quando você movimenta o local. Produto sem registro de estoque na loja aparece com um traço. % da capacidade: quanto o produto ocupa da capacidade do local. Quem adicionou: usuário que colocou o produto no local. Filtrar por referência, código ou nome: filtra a lista enquanto você digita. Botões de cada linha Botão O que faz Relógio Abre o histórico daquele produto no local. Ajustar saldo Aparece nos produtos sem grade. Abre a janela para informar o novo saldo. Adicionar à grade Aparece nas grades. Abre as variações para acrescentar quantidades. Retirar O círculo vermelho retira o produto, ou a grade inteira, do local. Detalhes do produto Clique na miniatura do produto para abrir os detalhes: fotos, código, referência, código de barras, saldo no local, quanto ocupa da capacidade, estoque illi na loja, quem adicionou e quando. Em uma grade, a janela mostra o saldo de cada variação. Figura 9 - Detalhes do produto Dessa janela você pode abrir o Histórico neste local ou a consulta Preços e outros locais. A foto aparece quando o produto tem foto cadastrada; sem foto, a miniatura fica com um quadro vazio. 5. Ajustar o saldo Use o ajuste quando a quantidade que está no local for diferente da que aparece na tela. Na linha do produto, clique no botão Ajustar saldo. Informe a Nova quantidade, que é o saldo final que deve ficar no local. Clique em Salvar ajuste. Figura 10 - A janela mostra o saldo atual e recebe o saldo final Em uma grade, clique na variação para ajustar ou retirar só ela. Figura 11 - Opções de uma variação da grade 6. Retirar um produto do local Na linha do produto, clique no círculo vermelho. Confira o produto e o saldo na mensagem e confirme em Retirar produto. Figura 12 - Confirmação da retirada Em uma grade, o círculo vermelho retira todas as variações daquele produto de uma vez, depois de você conferir a lista. Para retirar só uma variação, clique nela e escolha retirar. O produto retirado não é apagado: ele continua no Histórico e na aba Retiradas, com quem colocou, quem retirou e a quantidade que havia. Se o mesmo produto voltar para o local, basta adicioná-lo de novo. 7. Importar e exportar planilha Importar Para colocar muitos produtos de uma vez, use o botão Importar na tela de produtos do local. A planilha deve ser um arquivo xlsx com os nomes das colunas na primeira linha: Coluna Conteúdo codigo Código do produto ou código de barras. saldo Quantidade, com até quatro casas decimais. Outras colunas da planilha são ignoradas. O arquivo pode ter até 5 MB e 5.000 linhas. Clique em Importar e selecione a planilha. Escolha o que fazer com o que já está no local. Clique em Importar planilha. Figura 13 - Seleção da planilha e da forma de importar Opção O que acontece Complementar Soma os saldos da planilha ao que já está no local. Produto que ainda não está no local é incluído. Zerar o estoque anterior Retira tudo o que está no local e deixa só o que está na planilha. Pede confirmação, e o que foi retirado fica no histórico. As linhas corretas entram mesmo que outras tenham problema. Quando alguma linha não entra, o sistema mostra o que foi importado, lista as linhas que ficaram de fora com o motivo e baixa uma planilha com elas. Figura 14 - Seis produtos entraram e duas linhas voltaram com o motivo Corrija a planilha devolvida e importe de novo com a opção Complementar. Baixar não importadas baixa a planilha devolvida outra vez. Não entram linhas com código não encontrado, produto inativo, código que serve para mais de um produto, código ou saldo em branco, saldo negativo ou saldo escrito em texto. Linha com saldo zero é ignorada. Código repetido na planilha tem os saldos somados. Se nenhuma linha for válida, nada é alterado no local. Exportar O botão Exportar baixa uma planilha com os produtos do local: código, saldo, código de barras, referência, produto e grade. Como as duas primeiras colunas são codigo e saldo, a planilha exportada pode ser corrigida e importada de volta. Dica: para deixar o local igual a uma contagem, exporte a planilha, corrija os saldos e importe com a opção Zerar o estoque anterior. 8. Histórico do local A aba Histórico, no topo da tela do local, mostra a linha do tempo com as 100 movimentações mais recentes, da mais nova para a mais antiga, agrupadas por dia. Figura 15 - Linha do tempo do local Tipo Cor O que registra Entrada Verde Quem adicionou o produto e com qual quantidade. Ajuste de saldo Amarelo Quem mudou o saldo, de quanto para quanto. Retirada Vermelho Quem retirou o produto e quanto havia. Cada linha informa a hora, o usuário, o produto, o saldo anterior, o saldo final e a diferença. Os botões Tudo, Entradas, Ajustes e Retiradas mostram só um tipo de movimentação. O campo de produto filtra pelo código, pela referência ou pelo nome. Digite e pressione Enter ou clique em Filtrar. O relógio na linha de um produto, na aba Produtos, abre o histórico já filtrado por ele. Somar quantidade a um produto que já estava no local aparece como Ajuste de saldo. 9. Retiradas A aba Retiradas lista os 100 produtos retirados mais recentemente do local, com o saldo que havia, quem adicionou, quem retirou e a data da retirada. Figura 16 - Produtos retirados do local 10. Localizar produto Use Localizar produto, no topo das telas, para saber em quais locais um produto está guardado. Digite pelo menos dois caracteres da referência, do código, do código de barras ou do nome e clique em Buscar produto. Se a busca encontrar mais de um produto, escolha na lista à esquerda. Em uma grade, você pode consultar a grade inteira ou uma variação. Em Loja da consulta você pode limitar a consulta a uma loja. Figura 17 - Resumo do produto e os locais em que ele está Unidades localizadas: total guardado nos locais. Locais e Lojas: em quantos locais e em quantas lojas o produto está. Estoque illi: estoque do produto no illi, para comparar com o que está nos locais. Onde este produto está: a quantidade em cada local. Abrir local leva direto para os produtos daquele local. Mais abaixo ficam a linha do tempo do produto e os preços. Figura 18 - Linha do tempo do produto e preços por loja Linha do tempo do produto: mostra por quais locais o produto passou e cada movimento, com data, hora, usuário, local e saldo antes e depois. Clique em um local para ver só os movimentos dele ou escolha entre Tudo, Entradas, Ajustes e Retiradas. Preços de venda e estoque illi por loja: mostra as tabelas de preço de cada loja e o estoque illi. Preço não cadastrado aparece como Não informado. Locais arquivados que ainda guardam produtos continuam aparecendo nessa consulta, identificados como arquivados. 11. Zerar o estoque de um local O botão Zerar estoque, em vermelho na tela de produtos do local, retira de uma vez todos os produtos daquele local. Clique em Zerar estoque e confira o local, a quantidade de produtos e de unidades. Digite o código do local para confirmar. Clique em Zerar e desativar produtos. Figura 19 - A confirmação exige digitar o código do local Atenção: todos os produtos do local são retirados, inclusive os que estão com saldo zero. O cadastro do local continua ativo, os outros locais não são alterados e cada retirada fica registrada no histórico com o usuário responsável. 12. Arquivar e reativar um local Arquive um local que deixou de ser usado. Ele sai do dia a dia, mas os produtos e o histórico são mantidos. Abra o cadastro do local pelo lápis ou por Editar local. Clique em Arquivar local e confirme. Figura 20 - Confirmação para arquivar o local Um local arquivado não aceita adicionar, ajustar nem retirar produtos. Ele aparece na lista com a situação Arquivado e pode ser encontrado pelo filtro Arquivados. Para voltar a usar, abra o local e clique em Reativar local. Figura 21 - Local arquivado e o botão Reativar local 13. PIN fiscal A empresa pode definir que algumas operações só sejam feitas com a autorização de um responsável. Quando isso acontece, a tela abre a janela PIN fiscal antes de concluir a operação. Figura 22 - Pedido de PIN fiscal antes de ajustar o saldo Informe o PIN de um usuário autorizado e clique em Autorizar. Cancelar não executa a operação. PIN errado, ou de um usuário sem permissão para aquela operação, é recusado e nada é alterado. Nas operações que alteram o local, o PIN é pedido a cada vez. No Histórico, nas Retiradas e na linha do tempo do produto, o PIN é pedido ao entrar na tela e vale enquanto ela estiver aberta. As operações que podem pedir o PIN e a permissão de cada uma, que fica junto das permissões de Autenticação Retaguarda do illi, são: Operação Permissão Zerar estoque Local de Estoque > Zerar estoque do local Adicionar produto ou grade Local de Estoque > Colocar produto no local Ajustar saldo Local de Estoque > Ajustar saldo do produto Retirar produto ou grade Local de Estoque > Retirar produto do local Importar planilha Local de Estoque > Importar planilha Exportar planilha Local de Estoque > Exportar planilha Abrir o Histórico do local Local de Estoque > Ver histórico do local Ver a linha do tempo em Localizar produto Local de Estoque > Ver linha do tempo do produto Abrir as Retiradas Local de Estoque > Ver retiradas do local O pedido de PIN vem desligado em todas as operações. Para ligar em alguma delas, fale com o suporte. Para um PIN ser aceito, o dono do PIN precisa ter a permissão da operação, no próprio usuário ou no grupo, e estar ativo na loja. 14. Uso no celular As mesmas telas funcionam no celular. Os botões e os indicadores se reorganizam, e os botões de histórico, ajuste e retirada ficam fixos à direita da lista. Deslize a tabela para o lado para ver as demais colunas. Figura 23 - Produtos do local no celular 15. Dúvidas comuns Movimentar um local muda o estoque do illi? Não. Os locais são um controle paralelo. A coluna Estoque illi só mostra o estoque do sistema para comparação. Posso ter o mesmo produto em mais de um local? Sim. Use Localizar produto para ver a quantidade em cada um. Posso colocar mais produtos do que a capacidade do local? Sim. O local passa a aparecer em Atenção e a coluna Falta encher mostra Excedeu com a quantidade que passou. Retirei um produto por engano. E agora? Adicione o produto de novo com a quantidade correta. A retirada e a nova entrada ficam registradas no histórico. Como descubro quem retirou um produto? Abra o local, clique na aba Histórico e use o botão Retiradas, ou abra a aba Retiradas. As duas mostram o usuário, a data e a quantidade que havia. A planilha foi recusada por inteiro. O que conferir? O arquivo precisa ser xlsx, ter as colunas codigo e saldo na primeira linha, ter ao menos uma linha de produto e respeitar o limite de 5 MB e 5.000 linhas. APP Local de Estoque O App Local Estoque é o aplicativo do Illi Gestor para usar no coletor de dados ou celular. Com ele você consulta onde cada produto está guardado na loja, visualiza as fotos, compara com o estoque real do illi, armazena e retira unidades dos locais e acompanha o histórico de movimentações. Importante: este controle é paralelo ao estoque do illi. Armazenar, ajustar ou retirar um produto de um local não altera o estoque oficial de venda do sistema. O saldo oficial aparece no aplicativo apenas para simples conferência. 1. Tela inicial e troca de loja Ao abrir o aplicativo, a tela inicial mostra a loja ativa, os quatro caminhos principais e a barra fixa na parte inferior para bipar ou buscar um produto diretamente. Figura 1 - Tela inicial do App Local Estoque no coletor Recursos da barra preta no topo Menu lateral (três traços à esquerda): abre o menu do Illi Gestor para voltar ou trocar de módulo. Botão de som (à direita): liga ou silencia os bips de confirmação, atenção e erro. Alerta de erro destacado: quando acontece algum erro (como produto não encontrado ou tentativa de retirar item fora do local), a barra preta exibe o aviso em vermelho junto com o som de erro. Loja ativa O cartão preto no topo mostra a loja em uso (no exemplo, ICARAI I). Quando o usuário possui acesso a mais de uma loja, basta tocar nesse cartão para selecionar outra loja. Opções da tela inicial Opção Para que serve Consultar produto Mostra foto ampliada, locais onde o produto está guardado, total nos locais, estoque real do illi e acesso ao histórico. Armazenar Seleciona um local da loja e adiciona produtos por leitura com coletor, câmera ou digitação. Retirar Disponível apenas quando existem produtos com saldo nos locais da loja. Lista somente os locais com saldo para saída. Locais de estoque Lista todos os locais ativos da loja com a quantidade de produtos e unidades armazenadas em cada um. Dica: você não precisa entrar em Consultar produto antes de bipar. Na própria tela inicial, basta bipar a etiqueta na barra inferior ou digitar o código, EAN ou nome e tocar em Buscar. 2. Consultar produto Ao bipar ou buscar um produto, o aplicativo exibe a foto ampliada, os dados de identificação, os botões de ação e a lista de locais onde ele está guardado na loja ativa. Figura 2 - Consulta de produto com estoque por local e Estoque real Illi Foto do produto: use as setas ou deslize para os lados para trocar de foto. Toque na imagem para abrir em tela cheia. Armazenar e Retirar: iniciam a operação já com o produto consultado selecionado. O botão Retirar aparece somente quando o produto tem saldo em algum local. Ver fotos e detalhes: abre a ficha completa com preço de venda, descrição, variações de cor e tamanho. Limpar consulta (ou Limpar no topo): limpa o resultado atual para iniciar uma nova consulta. Quando estiver sem coletor, toque no botão X dentro do campo inferior para apagar o código digitado rapidamente. Estoque por local: mostra cada local e a quantidade armazenada. Toque em qualquer local para escolher entre Armazenar ou Retirar direto nele. Total nos locais e Estoque real Illi: mostra a soma das unidades nos locais e, logo abaixo, o saldo oficial da loja no illi para simples conferência. Historico do produto por locais: abre a linha do tempo completa de entradas, ajustes e retiradas daquele produto. Mais de um produto com o mesmo código: se a busca ou bipagem encontrar mais de um produto ativo com o mesmo código, o coletor emite um alerta sonoro repetido (quatro toques médios) e pergunta qual produto você deseja usar. 3. Galeria de fotos em tela cheia Ao tocar na imagem do produto em qualquer tela do aplicativo, as fotos abrem em tela cheia com setas, contador, deslize lateral e miniaturas na parte inferior. Figura 3 - Galeria de fotos em tela cheia Toque nas miniaturas ou deslize a imagem para conferir todos os ângulos do produto e toque em Fechar para voltar. 4. Histórico do produto por locais (Linha do tempo) Ao tocar em Historico do produto por locais na consulta (ou em Historico no card de um item dentro do local), o aplicativo abre uma tela dedicada com a imagem do produto e sua linha do tempo. Figura 4 - Histórico do produto por locais com linha do tempo agrupada por dia Filtros de movimentação: alterne entre Tudo, Entradas, Ajustes e Retiradas. Filtro por local: toque em Todos os locais ou selecione um local específico (como A01 ou A02) para ver apenas os movimentos daquele espaço, o saldo atual e a quantidade de movimentações. Linha do tempo por dia: cada registro mostra o horário, o tipo (Entrada, Ajuste ou Retirada), o usuário responsável, o local e a alteração do saldo (saldo anterior, saldo final e diferença). 5. Armazenar produtos em um local Ao tocar em Armazenar na tela inicial, escolha o local na lista (tocando nele, filtrando pela barra inferior ou bipando a etiqueta do local). A lista de locais é atualizada automaticamente enquanto o aplicativo está aberto, exibindo locais recém-cadastrados em outros computadores sem precisar reiniciar (ou toque em Atualizar no topo). Figura 5 - Tela de armazenamento dentro do local A01 Trocar local: toque na barra do local ativo no topo (Local A01 ... Trocar local) para mudar para outro local rapidamente. Alternar +1 BIP e Multiplo: o botão no canto superior direito alterna entre gravar +1 unidade automaticamente a cada leitura ou abrir o teclado numérico ao bipar (Modo Multiplo). Abas Produtos e Historico: alterne entre a lista de produtos armazenados no local e a linha do tempo de movimentações daquele local. Cartão do produto: exibe foto, nome, código, EAN, Estoque Illi para conferência, quantidade atual no local, horário da última leitura e atalhos para Historico e Detalhes. O último produto bipado sobe automaticamente para o topo da lista. 6. Modo Múltiplo, Editar e Ajustar saldo Quando o modo Multiplo está ativo (ou quando você toca em Editar, +- Ajustar ou inicia uma ação a partir da consulta), o teclado numérico virtual aparece na tela. Figura 6 - Teclado numérico virtual para informar a quantidade ao bipar no Modo Múltiplo Modo Como funciona Modo Múltiplo (Armazenar / Retirar) Ao bipar, o teclado abre com atalhos rápidos (+1, +2, +5, +10 e Tudo na retirada). Digite a quantidade desejada e toque em Confirmar. Editar Define a nova quantidade final do produto no local. Informar 0 (zero) retira o produto do local; tocar em Limpar e confirmar mantém a quantidade anterior. +- Ajustar Abre com o saldo atual preenchido e atalhos (-5, -1, +1, +5, +10) para somar ou subtrair rapidamente antes de confirmar. 7. Retirar produtos e Locais de estoque Retirar: fica disponível na tela inicial somente quando existem produtos com saldo na loja e mostra apenas os locais que possuem saldo para retirada. No modo -1 BIP, cada leitura remove 1 unidade (ao chegar a zero, o item sai do local e permanece no histórico). Não é permitido retirar mais unidades do que o saldo do local. Locais de estoque: lista todos os locais ativos da loja com quantidade de produtos e unidades. Ao tocar em um local, você escolhe entre Armazenar ou Retirar (disponível somente se o local tiver saldo). PIN fiscal (quando ativado): se a empresa exigir PIN fiscal para alguma operação ou para consultar o histórico, o aplicativo abre o teclado numérico do PIN (com botão para exibir ou ocultar os dígitos) antes de concluir. 8. Sinais sonoros e Dúvidas comuns Som O que significa Dois bips agudos Produto localizado ou movimentação gravada com sucesso. Quatro bips médios repetidos Existe mais de um produto ativo com o mesmo código; escolha na lista qual deseja usar. Bip grave de erro Produto não encontrado, item sem saldo no local ou operação não permitida (com aviso na barra preta do topo). Movimentar no aplicativo muda o estoque oficial do illi? Não. Os locais são um controle de organização física na loja. O campo Estoque real Illi aparece apenas para simples conferência. Por que a opção Retirar não está disponível? Ela só fica habilitada quando há pelo menos um produto com saldo nos locais da loja ativa. Na seleção de local da retirada também aparecem apenas os locais com saldo. Cadastrei um novo local no computador e ele ainda não apareceu. O que fazer? O aplicativo atualiza os locais automaticamente a cada poucos segundos e ao retornar para a tela. Se desejar, toque em Atualizar no topo da lista de locais. Como limpo o campo de busca quando estou sem coletor? Toque no botão X dentro do campo inferior de leitura. Na consulta de produto, toque em Limpar no topo ou em Limpar consulta para limpar o resultado completo.